Commencez à envoyer vos factures depuis Upflow, afin de :
- Vous assurer que vos clients reçoivent la facture par e-mail, ou courrier.
- Personnaliser le contenu du message de facturation.
- Avoir une vue complète de la facturation et du recouvrement dans Upflow.
Configuration
Activer l'envoi de factures depuis Upflow
Pour activer l'envoi de factures depuis Upflow, rendez-vous dans vos paramètres et activez l'option :
Une fois activée, toute nouvelle facture importée dans Upflow sera considérée comme À envoyer, quel que soit le statut dans votre logiciel de comptabilité ou de facturation.
Par exemple, si vous avez un prélèvement automatique en place et que votre système considère automatiquement ces factures comme Payées, nous les considérerons toujours comme À envoyer, afin que vous puissiez leur envoyer une copie de la facture au besoin.
Une facture À envoyer n'est pas prise en compte dans vos Analytics, relances ou les portails clients.
Vous pouvez voir toutes vos factures À envoyer dans l'onglet Factures.
Chaque facture À envoyer génère une action dédiée que vous pouvez personnaliser. Les actions manuelles sont visibles dans votre liste À faire > Facturations :
Configurer les modèles d'envoi de facture
Pour configurer les modèles de facturation, rendez-vous dans vos plans de relance, afin de spécifier le contenu de ces actions.
Seuls les plans de relance au niveau du client gèrent les modèles d'envoi de facture; toutes les factures correspondantes utiliseront le même modèle du plan assigné. Si vous souhaitez vous appuyer sur le recouvrement au niveau de la facture, il vous sera nécessaire de créer un plan de relance vide au niveau client, pour gérer uniquement les modèles de facturation.
Si vous avez des clients parents et enfants, nous utiliserons le client qui possède la facture dans votre système comptable pour déterminer le modèle de facturation à utiliser. Même si les factures des enfants sont affichées au niveau du parent, le modèle de facturation utilisé pour une facture d'un enfant proviendra du plan assigné à ce dernier.
Si le client enfant n'a pas de plan assigné, aucun modèle de facturation ne sera généré pour ses factures. Vous devez lui assigner un plan vide, comme ci-dessus.
Options de personnalisation
Les options de personnalisation standard s'appliquent. En savoir plus ici.
Envoyer des factures depuis Upflow
Envoi automatique
Les actions de facturation de type Email, Lettre et SMS peuvent être exécutées automatiquement. Dans ce cas, elles sont envoyées en fonction du délai configuré sur le modèle :
Si le délai est de 0 jour et que l'action est automatique, nous enverrons la facture dès que nous la recevrons ou à la date d'émission (si importée plus tôt). Si le délai est supérieur à 1 jour, nous enverrons la facture le jour approprié, à l'heure d'envoi de votre organisation (du lundi au vendredi).
Si nous ne pouvons pas envoyer la facture, par exemple s'il n'y a pas de contact, cette action deviendra manuelle et sera assignée au responsable de l'action.
Envoi manuel
Si vous souhaitez offrir une approche personnalisée, vous pouvez envoyer les factures manuellement. Dans ce cas, les propriétaires de chaque action la verront dans leur liste de tâches.
Si vous ignorez les actions de facturation, les factures seront toujours considérées comme envoyées et prises en compte par vos plans de relance, vos analytics ou le portail client.
Marquer une facture comme envoyée
Si vous souhaitez mettre à jour le statut de la facture de "À envoyer" à "Échue", "Non échue", ou "Payée", sans envoyer de communication au client, rendez-vous sur :
- la page de la facture, cliquez sur les trois points en haut à droite, puis sur Marquer comme envoyée.
- l'onglet Actions > À faire : cliquez sur Ignorer. Cela mettre à jour le statut de la facture.
- l'onglet Actions > Toutes : cocher la facture (et d'autres si besoin), puis sur Actions > Ignorer.