Vous êtes peut-être déjà familiers avec les déclenchements de relances et leurs logiques sur nos articles dédiés, en lien avec la relance au niveau du client ou la relance au niveau de la facture.
En temps normal, vous attendez à ce que les relances soient déclenchées ou envoyées à vos clients, mais cela ne semble pas toujours se produire comme prévu. Cela peut être dû à diverses conditions ou situations.
Vous pouvez vérifier l'état de recouvrement de votre client depuis :
- L'onglet actions > section "Toutes" filtrée
- Son historique > vérifiez son dernier rappel et sa date d'envoi
- Sa page de détails (prochaine relance prévue affichée en haut à droite)
Concentrons-nous d'abord sur ce que nous voyons depuis la page de détails du client en haut à droite !
Aucune action à effectuer
| Si vous voyez ce message sur la page de votre client, soit : |
1. Ce client n'a pas de factures due, donc aucune relance ne peut être déclenchée. Si vous devez le contacter, vous pouvez utiliser notre fonctionnalité de Campagnes de relance.
2. Le client est assigné à un plan de relance vide ou "Aucun plan de relance". Assignez-lui un plan actif ou utilisez une campagne de relance.
3. Le client a des factures ouvertes, mais son solde est nul ou négatif, en raison de transactions/avoirs non appliquées. Dans ce cas, nous vous invitons à appliquer autant de transactions que possible depuis votre outil comptable. Si vous identifiez des écarts, veuillez contactez-nous en partageant les exemples suivants :
- Nom du client
- Références concernées
- Captures d'écran de ces éléments depuis votre outil comptable et Upflow
E-mail à envoyer (Action due basée sur son type)
Notez que tout type d'action peut être affiché à la place de "E-mail" en fonction de l'action en attente spécifique.
Dans les deux exemples, une action manuelle est en attente et attend d'être gérée par son ou ses propriétaires.
Dans le premier exemple, vous êtes propriétaire de l'action ou l'un d'eux. Cliquez sur le bouton, qui vous redirigera vers votre liste de tâches et vous permettra d'envoyer ou d'ignorer l'action.
Dans le deuxième exemple, cela signifie que vous n'êtes pas assigné(e) à l'action. Vous pouvez voir les propriétaires en survolant l'icône d'informations avec votre souris et contacter votre équipe pour qu'elle puisse la gérer. Vous pouvez également, si vous êtes Admin sur Upflow, mettre à jour les propriétaires de l'action pour vous assurer de pouvoir vous en occuper vous-même.
Vous pouvez voir plus d'informations depuis votre vue Liste des actions, section Toutes, en filtrant sur le statut "À faire" + "Date d'échéance" = date d'aujourd'hui, et rechercher par nom de client si nécessaire. Vous verrez depuis combien de temps elle est en attente et qui aurait dû la gérer.
Cela peut également être lié à des contacts manquants ou invalides à mettre à jour.
Relancer
| Si vous voyez cette option, cela signifie que votre client a des factures ouvertes et qu'un processus de recouvrement est en cours. |
Cette option est disponible entre les actions planifiées par leur plan de relance, pour vous permettre de contacter votre client si nécessaire avant la prochaine action. En savoir plus.
Prochaine action (automatique) le...
Cette information indique quand la prochaine action est planifiée. Elle est affichée un jour avant que l'action ne soit déclenchée.
Vérifiez le délai minimum de contact de votre plan de relance
Vous pouvez voir "Prochaine action manuelle/automatique planifiée le [date]" pour votre ou vos clients, mais ne pas comprendre pourquoi cette action n'est pas due maintenant, en fonction de l'âge de la facture et du déclencheur de l'action.
Mais selon la date de la dernière action effectuée et le délai de contact minimum (DMC) de votre workflow, il peut y avoir un délai plus long que prévu.
Le DMC est là pour s'assurer que vos clients ne sont pas contactés sous le délai que vous avez défini, afin d'éviter de les spammer.
Cela signifie que, si vous avez deux rappels avec des déclencheurs qui sont inférieurs au DMC, ce dernier s'appliquera et retardera l'action suivante.
Par exemple, votre DMC est de 5 jours (par défaut), mais votre 2ème rappel est prévu 7 jours après la date, et votre 3ème rappel est 10 jours après la date. Ici, nous n'avons que 3 jours entre ces deux rappels, alors que nous avons un DCM de 5 jours. Le 3ème rappel sera donc envoyé 12 jours après la date d'échéance, au lieu de 10, pour respecter le DMC.
En fonction de votre processus et de vos besoins, nous vous conseillons soit :
- De modifier les déclencheurs de vos rappels pour respecter le DMC
- De réduire le DMC pour l'adapter