Le processus classique pour importer automatiquement les réponses de vos clients dans Upflow implique la création d'une règle de transfert, comme expliqué dans cet article : Importez automatiquement les réponses de vos clients dans Upflow.
Cependant, si vous gérez plusieurs organisations Upflow, vous rencontrerez une limitation de Gmail qui n'autorise qu'une seule règle de transfert, alors que chaque organisation dispose de sa propre adresse de transfert dédiée.
Mais rassurez-vous, il existe une solution !
Créer des filtres dans Gmail
Depuis les paramètres de votre compte Gmail, au lieu de créer une règle de transfert, accédez à la section "Filtres et adresses bloquées" :
Cliquez sur "Créer un filtre" :
Ici, remplissez les champs suivants :
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À : votre adresse e-mail (ou celle que vous configurez, une adresse générique ou un alias).
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Contient les mots : ajoutez les mots-clés les plus récurrents que vous utilisez dans les objets de vos e-mails de relances, tels que "facture" par exemple. Assurez-vous également que le nom de votre entreprise est toujours mentionné, afin que le filtre transfère l'e-mail à la bonne organisation.
Voici à quoi cela ressemble :
"Contient les mots" : Cela fonctionne avec ou sans virgule entre vos mots-clés.
Ensuite, suivez les étapes suivantes :
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Cliquez sur "Créer un filtre".
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Configurez le comportement approprié :
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Cochez l'option "Transférer à" et sélectionnez l'adresse de transfert dédiée, que vous trouverez dans vos paramètres Upflow > Réponses. Cliquez sur "Ajouter une adresse de transfert" si elle n'est pas encore connue de vos paramètres Gmail.
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Cliquez à nouveau sur Créer un filtre.
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Et voilà, c'est configuré ! Maintenant, créez le même filtre pour chaque organisation, en utilisant le nom de l'entreprise approprié et son adresse de transfert dédiée.
Notez qu'avec cette configuration, la réponse peut parfois être importée à droite de la chronologie de votre client, alors que les réponses sont généralement à gauche.