Si en dépit de vos mails et échanges téléphoniques quelques factures demeurent impayées, que pensez-vous de passer à la voie postale pour envoyer, par exemple, un avis de retard ?

Le cas échéant vous serez heureux de trouver, parmi les canaux de communication proposés par Upflow, la possibilité d’envoyer des courriers (normaux ou recommandés).

❗Cette fonctionnalité est payante. En cas d’utilisation, des frais additionnels vous seront facturés à la fin du mois.

Un soupçon de branding pour personnaliser vos communications

Ajoutez votre logo à l’onglet Société de vos paramètres pour l’afficher sur vos courriers. Vous pouvez également ajouter un pied de page à vos rappels depuis l’onglet Courrier, accessible de la même façon.

Ces deux éléments apparaîtront systématiquement sur chaque rappel par voie postale.

Passons désormais aux étapes de votre Plan de relance où vous souhaitez envoyer un courrier. Choisissez votre option (recommandé ou non) et configurez-la comme n’importe quelle autre action : désignez un responsable, définissez une date de déclenchement, ajustez le contenu… et enregistrez !

👉 Les courriers peuvent également être envoyés à l’improviste (en dehors d’un plan de relance).

Et maintenant ?

Aucun courrier ne partira automatiquement. Leur responsable peut ainsi en revoir le détail avant envoi. Ils apparaîtront sur l’onglet Actions le jour de leur déclenchement.

Il y est possible de reprendre le message et son destinataire (en sélectionnant un contact parmi ceux existants ou en créant un) ; et de joindre un fichier à choisir parmi les factures de votre client ou depuis votre ordinateur (limité à 25 Mo).

L’éditeur permet par ailleurs de remplacer le canal, ignorer l’action ou mettre le plan de relance du client en pause.

Le résultat vous satisfait ? Cliquez sur Prévisualiser et envoyer pour une dernière relecture. Notez bien que le(s) document(s) joint(s) ne figurent pas sur l’aperçu mais seront bien envoyés.

Cliquez enfin sur Envoyer pour valider le document ; et suivez votre courrier depuis l’Historique de votre client.