Il y a peu de chances que vous sollicitiez votre direction financière dès le début de votre recouvrement. Vous ne commencerez sûrement pas non plus vos rappels par voie postale, ni ne contacterez l’équipe juridique de vos clients à cette occasion. Peut-être désirez-vous par ailleurs personnaliser le contenu de vos messages pour y intégrer des données précises comme les montants dûs, vos coordonnées ou tout simplement le ton approprié
Configurez ces variables pour élaborer une communication adaptée à chaque étape. Pour ce faire, rendez-vous sur le plan de relance de votre choix et cliquez sur l’action à parfaire. Un panneau de configuration apparaîtra sur le côté droit de votre écran qui vous permettra de paramétrer les éléments suivants.
Variables ajustables
Vous retrouverez le nom de l’action sur votre Plan de Relance comme dans la liste d’Actions à effectuer, ou encore l’historique de vos clients.
Le responsable d’une action (qui peut différer du Responsable du client !) sera chargé d’exécuter les actions manuelles. Vous pouvez ajouter autant de responsable que vous le souhaitez, à choisir entre vos collaborateurs (exception faite des Responsables de comptes) et leurs postes (incluant ainsi tous les membres d’un groupe).
Le déclenchement correspond au moment où l’action sera exécutée. Il est calculé par rapport à la date d’émission / d’échéance de la facture de référence. Notez bien que le délai de contact minimum, défini au niveau du plan de relance, prévaut sur ce délai là!
Définissez le canal le plus adapté selon l’étape. Un modèle de mail / courrier ou un script d’appel sera affiché en fonction de ce dernier choix.
Modèles
Choisissez le(s) bon(s) interlocuteur(s) parmi vos contacts et les membres de votre équipes ; ou ajoutez une adresse mail externe (❗n’oubliez pas qu’elle sera incluse aux communications envoyées à tous les clients auxquels ce plan de relance sera assigné !)
Ce champ ne sera pas affiché pour les relances postales dans la mesure où il vous sera demandé de le revoir au moment d’exécuter l’action.
[S’applique uniquement aux emails automatiques] Définissez l’émetteur de l’action. Vous pouvez choisir n’importe quel membre de votre équipe, pas nécessairement le Responsable du compte. Cela peut être une adresse de groupe, pour peu que vous ayez créé un membre associé à celle-ci.
Et enfin, le contenu de votre communication !
Tapez un script pour les relances téléphoniques. Pour les relances écrites, saisissez le du message qui sera envoyé (vous ne pourrez par le reprendre avant envoi pour les emails automatiques). Celui-ci peut-être personnalisé grâce aux champs paramétrables (des balises qui seront remplacées par les données de vos clients). Ils sont utilisables dans le corps du message comme son objet.
Cochez cette dernière case pour joindre le PDF de vos factures à vos emails automatiques. Pour les relances manuelles l’ajout sera possible au moment de leur exécution.
N’oubliez pas d’Enregistrer votre travail !
💡 Votre action vous satisfait ? Vous pouvez la dupliquer (vous pourrez bien sûr reprendre la copie). Aucune inquiétude, enfin, pour les actions obsolètes : vous pourrez les effacer !
Et maintenant ?
Rien d’autre à faire qu’assigner votre plan de relance à un client, et le tour est joué !
Les actions automatiques s’exécuteront d’elles-mêmes. Les manuelles apparaîtront sur l’onglet Actions de leur(s) responsable(s) suivant les règles définies. Vous pourrez les revoir sur l’historique des clients et factures associées, et mesurer leur efficacité sur l’onglet Analytics.