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Comment importer mes paiements dans Upflow ?

Nolwenn Launay
  • Mise à jour

Vous avez un volume important de paiements et vous souhaitez les importer dans Upflow de façon groupée ? Nous avons la solution pour vous  !

Comment ? Depuis l'onglet Paiements, cliquez sur Importer des paiements puis sur Importer des paiements et enfin sélectionner le fichier à importer.
Il est important que ce fichier respecte les règles expliquées ci-après. 

Le fonctionnement d'un import de données paiements 

  • Un paiement peut être lié à plusieurs factures 

  • Le fichier doit renseigner une ligne par facture 

  • Vous pouvez importer des paiements partiels 

Contenu du fichier 

Les colonnes à compléter sont les suivantes :

  • Identifiant du paiement (obligatoire) : cette référence doit être unique. Si votre outil interne ne génère pas de référence de paiement, vous devez en créer une en faisant une concaténation des colonnes Date de paiement, Montant et Référence de la facture. 

  • Date de paiement (obligatoire) : date à laquelle vous avez reçu le paiement. Elle doit être au au format ISO 8601 c'est à dire : 'aaaa-mm-jj'

  • Montant (obligatoire) : vous pouvez utiliser la virgule ou le point pour représenter la séparation avec les centimes. Les montants doivent être affichés avec deux décimales

  • Devise (obligatoire) : la devise du paiement doit être au format ISO 4217 (par exemple : EUR ou USD)

  • Référence de la facture : la référence de la facture concernée par le paiement. Attention, vous pouvez importer uniquement des paiements liés à des factures déjà importées sur votre plateforme.  Ce champ n'est pas obligatoire mais nous vous recommandons vivement de le compléter afin de lier automatiquement les paiements aux factures concernées au moment de l'import. Si ce n'est pas le cas, il vous suffit de laisser ce champ vide, vous pourrez par la suite lier les paiements aux factures depuis l'application

  • Méthode de payement : les moyens de paiement utilisés lors de la transaction qui sont au choix : WIRE_TRANSFER (virement), CARD (carte de crédit), DIRECT_DEBIT (prélèvement), CHECK (chèque) ou CASH (espèces). Ces moyens de paiements doivent être renseignés obligatoirement selon l'un de ces quatre critères

Si un paiement fait référence à plusieurs factures, vous devez alors obligatoirement renseigner les références des factures correspondantes et séparer ce même paiement en plusieurs lignes avec autant de lignes que de factures payées. 

Fichier modèle

Le fichier doit être au format CSV.

  • Pour un fichier CSV : les séparateurs autorisés sont ";" (point virgule), "," (virgule) et  "|" (barre verticale), le séparateur sera automatiquement détecté. Chaque ligne doit contenir le même nombre de séparateurs.

Vous pouvez télécharger un des fichiers modèle contenant les colonnes à renseigner: 

Exemple de fichier CSV

Le process d'import 

Après avoir sélectionné votre fichier et cliqué sur Importer, une fenêtre permettant de lier les colonnes de votre fichier aux champs correspondants s'affiche. Selon le contenu de votre fichier, Upflow peut automatiquement faire l'association.

Une fois l'association de chaque colonne à importer effectuée, cliquez sur Continuer. 

Pendant que l'import est en train d'être réalisé, l'icône suivante s'affiche. 

Une fois l'import effectué, l'icône suivante apparaît. 

En cliquant sur cet icône, deux messages différents peuvent apparaître :

  • "Import des paiements réussi" : votre plateforme est donc à jour. 

  • "Echec de l'import des paiements" : dans ce cas, veuillez vous consulter cet article plus en détail.

Si vous cliquez sur ce message, vous avez accès au détail de l'import. 

Note : l'import via CSV comporte quelques limitations notamment :

  • Le montant importé doit être exact, si le montant importé est supérieur au montant de la facture = il ne se passera rien.

  • Gestion des avoirs : en important des paiements via avoirs ainsi que le PDF de l'avoir, cela créera un doublon

  • Identifiant de paiement (payment ID) : ils doivent être uniques.

  • Paiements partiels : Si vous importez un premier paiement de €50 sur une facture de €100, comment allez-vous importer le deuxième paiement ? Cela ne fonctionnera pas si vous importez à nouveau €100.

  • Vous perdez généralement beaucoup de temps pour préparer le fichier de paiement attendu à importer

Encore une question ? N'hésitez pas à nous contacter !

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