Vos équipes en charge de la relation client utilisent un outil qui n'est pas connecté à votre organisation ? Importez leurs dernières modifications sur Upflow et offrez-vous une base de données clients à jour !
💡 Renvoyez leur la balle en les notifiant des retours importants depuis l'Historique de vos clients !
❗Cette méthode peut uniquement être utilisée si votre intégration ne prévoit pas la mise à jour de vos données. Référez-vous au tableau suivant pour vous assurer que les informations importées ne seront pas écrasées par celles de votre système source !
✅ Vous pouvez utiliser l'import CSV. ❌ Vous ne pouvez pas utiliser l'import CSV
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Votre système source |
Détails |
Contacts |
Responsables de comptes |
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Intégration native |
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API* |
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Salesforce + intégration native |
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Salesforce + API* |
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❌ |
*partant du postulat que votre intégration ne prévoit pas la mise à jour de ces données
Fichier
Commencez par créer un tableur listant les données que vous souhaitez importer (plan de relance assigné au client, responsable(s) de compte, contacts qui recevront vos rappels, informations utilisées par vos collèges...)
Les lignes correspondent aux éléments à mettre à jour
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Une par contact OU
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Une par client si vous n'importez pas de contacts
Les colonnes comportent, quant à elles, les données de champs mis à jour (coordonnées, responsable de compte...). Il est recommandé de les nommer (à votre guise !) pour faciliter le mapping.
💡 Retrouvez les champs obligatoires et facultatifs plus bas.
Enregistrez votre fichier au format CSV. Vous pouvez utiliser les séparateurs suivants ";" (point virgule), "," (virgule) and "|" (barre verticale).
Import
Cliquez sur Ajouter des clients en haut à droite de votre onglet Clients et optez pour l'option Importer des clients.
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💡 Si votre intégration ne permet pas la mise à jour de clients, le bouton sera remplacé par Importer l'assignation clients. Le process est le même.
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Associez les colonnes de votre fichier avec les champs Upflow correspondants.
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Validez l'import et attendez sa prise en compte. |
Vous pouvez recevoir une notification dans l'app, par mail et / ou via Slack selon les préférences de votre Profil.
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Rendez-vous sur l'Historique de vos imports (accessible depuis le même bouton) pour consulter les précédentes mises à jour (horodatage et données importées).
Ceux identifiés avec un statut Erreur détaillent les éléments qui n'ont pu être mis à jour et la raison de l'échec. |
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Message d'erreur |
Correctif |
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Account manager not found, check the email |
Invitez un membre associé à l'adresse mail figurant sous la colonne Responsable de compte de votre import. |
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Dunning plan not found, check spelling |
Assurez-vous que le nom du plan de relance assigné au client soit orthographié de la même façon que sur votre organisation. |
Colonnes
Ajoutez les colonnes suivantes à votre feuille de calcul : leurs valeurs viendront mettre à jour les champs Upflow correspondant. Les colonnes obligatoires sont 🚩 signalées !
Détails
Créez une ligne par client, enregistrant leurs détails sous chaque colonne.
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Colonne |
Détails |
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🚩 Nom du client |
Permet d'identifier le compte sur Upflow (différentes listes, détails, tableaux de bord...) |
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Identifiant externe |
Référence ID — utile si plusieurs de vos clients partagent le même nom. Si vous identifiez ainsi vos clients, la référence doit correspondre à celle affichée sur leurs factures. |
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Code comptable |
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Numéro de TVA |
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Adresse |
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Code Postal |
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Ville |
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Région / Etat |
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Pays |
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Groupes and entités
| Si vos clients sont rassemblés en groupes ou ont des filiales, créez des colonnes supplémentaires et complétez-les sur les lignes de leurs entités pour indiquer la relation. |
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Colonne |
Détails |
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🚩 Nom du groupe |
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Reférence du groupe |
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Assignation
| Ajoutez des colonnes dédiées pour assigner un plan de relance ou un responsable de compte à vos clients. |
💡 Si vos clients et contacts sont mis à jour grâce à une intégration et que vous utilisez uniquement cette fonctionnalité pour assigner responsable(s) de compte et / ou plans de relance, nul besoin de prévoir des colonnes pour les autres champs !
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Colonne |
Détails |
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🚩 ID externe |
La référence du client sur votre système source. |
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Responsable de compte |
Adresse mail associée à un Responsable de compte de votre organisation.
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Workflow |
Nom du plan de relance que vous souhaitez assigner à votre client. L'orthographe doit correspondre entre votre import et votre organisation ! |
Contacts
Ajoutez les colonnes suivantes pour mettre à jour les contacts de vos clients. Créez autant de lignes par clients que de contacts. Pas besoin de répéter toutes les informations mises à jour : assurez-vous simplement que chaque contact est bien associé à un client !
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Colonne |
Détails |
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🚩 Adresse mail |
Adresse e-mail du contact |
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Prénom |
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Nom de famille |
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Numéro de téléphone |
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Référence |
Référence de votre contact sur votre système source. Ajoutez cette information à Upflow si vous envisagez la mise à jour de vos contacts via une intégration. |
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Poste |
Utilisé pour désigner les destinataires de vos relances. Choisissez entre Comptable, Commercial, Acheteur ou Finance. |
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Contact principal |
Ajoutez un “1” dans cette colonne sur la ligne du contact que vous souhaitez désigner comme principal. Il n'y a qu'un contact principal par client. Chaque mise à jour efface la précédente. |
Vous trouverez un fichier à télécharger pour la mise à jour de vos contacts en bas d'article.