Fluidifiez l'expérience de paiement de vos clients en leur envoyant un rappel personnalisé pour chaque facture émise (comprenant sa version PDF en pièce jointe !).
Garantissez ce faisant un accès à l'historique complet de votre relance pour vos équipes. Elles pourront consulter la facture, le détail de son envoi et de sa réception, la réaction de votre client...
Activer la fonctionnalité
❗ N'oubliez pas de désactiver la fonctionnalité sur votre système source pour éviter les doublons !
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Commencez par cocher Envoyer les factures depuis Upflow sur l'onglet Facturation de vos Paramètres. |
Un Modèle d'envoi de factures est désormais disponible sur vos plans de relance, figurant en tête de leurs actions.
Cliquez dessus pour configurer le comportement attendu de la même façon que vous configurez vos actions : personnalisez le message, définissez les interlocuteurs, ajoutez un membre de votre équipe en copie...
💡 Ajoutez des éléments de contexte grâce aux champs paramétrables.
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Cochez Envoyer automatiquement après la date d'émission pour automatiser le rappel. Chaque facture apparaîtra autrement en tant que document à envoyer depuis votre Liste de factures (gestion détaillée plus bas). |
Vous avez créé le modèle d'envoi de facture parfait ? N'oubliez pas de l'enregistrer !
L'envoi
❗ Il n'est pas possible d'envoyer une facture depuis Upflow à un client sans contact. Les documents demeureront à envoyer dans ce cas là.
Automatisation
Les envois automatiques sont déclenchés en fonction de l'heure d'import de la facture sur Upflow et de sa date d'émission (si vous n'avez pas ajouté de délai dans le Modèle d'envoi) :
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avant 06:30 UTC → envoi le même jour
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après 06:30 UTC → envoi le prochain jour de semaine (+ délai si ajouté).
❗ La planification de mails ne s'applique pas ici !
Manuel
Si vous n'avez pas coché la case Envoyer automatiquement après la date d'émission, ce sera à vous de réaliser l'envoi depuis Upflow.
Ce message n'est pas une Action à proprement parler. De fait, son envoi ne demande pas une relecture aussi assidue que vos relances, ce qui vous permet d'en faire partir plusieurs à la fois l'esprit léger. Les documents demandant votre attention sont accessibles depuis l'onglet Factures par soucis de cohérence, et pour éviter de noyer vos actions dans la masse de factures !
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Filtrez les factures par statut (à envoyer) ou cliquez sur Factures à envoyer (le bouton n'apparaît que lorsque des documents répondent bien à ce critère) pour les afficher. |
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Rendez-vous sur le détail de l'une d'entre elle et Envoyez la facture ou Marquez la comme envoyée grâce aux boutons dédiés, en haut à droite de votre écran. Ces opérations sont également réalisables depuis la liste de factures. Sélectionnez celle(s) sur lesquelles vous souhaitez intervenir, et choisissez l'option parmi les Actions proposées. |
La seule vérification attendue avant envoi est celle du destinataire. Confirmez-le, et le tour est joué !
💡 Actualisez votre plan de relance ou les contacts de vos clients si vous préférez un autre destinataire.
→ Marquer une facture comme envoyée aura pour effet de mettre son statut à jour (Due, Échue, ou Payée selon sa date d'échéance et son restant dû) sans notifier vos contacts.
Réception et suivi
Une fois l'envoi effectué, votre client recevra un mail, comprenant la version PDF de la facture en pièce jointe.
💡 Les factures à envoyer n'apparaissent pas sur les Portails Upflow de vos clients !
Consultez le détail de l'e-mail et confirmez sa distribution depuis l'historique de vos clients comme vous le feriez pour n'importe quelle action.
❗Notez bien que le statut à envoyer ne sera pas mis à jour depuis votre système source.
Vous avez une question ? Contactez notre Support !