Vos contacts Upflow sont vos interlocuteurs chez vos clients, et les personnes contactées au cours de vos relances.
Vous trouverez leur liste dans la section Contacts du détail de vos clients.
Pour être enregistré, chaque contact doit à minima être associé à une adresse mail.
Désignez votre interlocuteur principal et ajoutez les informations que vous jugerez nécessaires (nom, coordonnées téléphoniques, métier…).
Par défaut, vos contacts sont importés depuis votre outil de facturation / comptabilité
Vous pouvez alternativement connecter votre CRM à Upflow pour en récupérer les contacts et Responsables de compte ; ou préférer des mises à jour manuelles. A vous de voir !
Fonctions
Vos contacts sont créés sans fonction.
Bien que faculatitive, celle-ci permet de désigner la personne / le groupe de contacts à qui adresser vos relances.
💡 Si vous laissez les contacts d’un client sans fonction, les actions de son plan de relance seront dirigées vers son contact principal.
Indiquez la fonction de chaque contact depuis l’application, via un import CSV ou par API. 4 sont proposées par défaut : Accountant, Payer, Purchaser and Sales.
Leurs noms sont en anglais, mais peuvent être traduits en suivant le process ci-dessous.
Ajoutez des fonctions personnalisées depuis l’onglet Gestion de contacts de vos paramètres afin que tous vos outils parlent la même langue. Cliquez sur Ajouter en bas de la liste de vos fonctions et voilà ! Votre option nouvellement créée est désormais applicable à vos contacts et peut être sélectionnée depuis le paramétrage de vos actions !
Vous avez changé d’avis ? Renommez une fonction ou supprimez la depuis le même menu.
Dans le second cas, déplacez les contacts auxquels elle était assignée vers une nouvelle fonction ou laissez les sans. Les actions destinées à cette fonction seront alors redirigées vers le contact principal des clients concernés.
Contacts invalides
Programmez une alerte en cas d’email non distribué pour recevoir une notification via votre canal de préférence (dans l’application, par mail et/ou sur Slack).
Confirmez la bonne adresse avec votre client et mettez là à jour depuis votre système source.
Si votre client vous indique qu’elle est bien valide, retrouvez la parmi ses Contacts (elle sera marquée comme invalide), cliquez sur le stylo à côté de la mention et Marquez le contact valide.
Les relances mails non distribuées ne sont pas automatiquement renvoyées. Créez une action à l’improviste pour la personne qui n’a pas reçu votre dernier message sans attendre le déclenchement de la suivante !
❗En cas de nouvel échec de distribution, le contact sera marqué comme invalide.