Vos contacts Upflow sont vos interlocuteurs chez vos clients, et les personnes contactées au cours de vos relances.
Vous trouverez leur liste dans la section Contacts du détail de vos clients.
| Leur liste est disponible depuis la section Contacts de la page client ou depuis l'onglet dédié. |
Pour être enregistré, chaque contact doit à minima être associé à une adresse e-mail.
Désignez votre interlocuteur principal et ajoutez les informations que vous jugerez nécessaires (nom, coordonnées téléphoniques, position…).
Par défaut, vos contacts sont importés depuis votre outil de facturation / comptabilité, à l'exception de leurs positions (1).
Vous pouvez alternativement connecter votre CRM (2) à Upflow pour en récupérer les contacts et Responsables de compte ; ou préférer des mises à jour manuelles. A vous de voir !
(1) Section suivante de cet article.
(2) Nous proposons une intégration directe avec Salesforce, que vous pouvez connecter via vos Paramètres > CRM.
Pour tout autre CRM, vous pouvez compter sur une intégration API.
Positions
Vos contacts sont créés/importés sans position.
Bien que facultative, celle-ci permet de désigner la personne / le groupe de contacts à qui adresser vos relances.
| 💡 Si vous laissez les contacts d’un client sans fonction, les actions de son plan de relance seront dirigées vers son contact principal. |
Indiquez la fonction de chaque contact depuis l’application, via un import CSV ou par API. 4 sont proposées par défaut : Accountant, Payer, Purchaser and Sales. Mais vous pouvez en ajouter, modifier et supprimer autant que nécessaire.
Leurs noms sont en anglais, mais peuvent être traduits en suivant le process ci-dessous.
Créer et mettre à jour les positions de vos contacts
Depuis l’onglet Gestion de contacts de vos paramètres, créez et mettez à jour les positions, afin que tous vos outils soient en adéquation.
Cliquez sur Ajouter en bas de la liste de vos positions, nommez-la et sauvegardez ! Votre option nouvellement créée est désormais applicable à vos contacts et peut être sélectionnée depuis les modèles de vos actions !
Si vous décidez de supprimer une position, vous avez le choix entre déplacer les contacts qui ont été assignés à une nouvelle position ou les laisser sans position. Avec cette dernière option, les actions programmées pour cette position seront alors redirigées vers le contact principal de vos clients concernés.
Gérer les positions de vos contacts
Vous pouvez définir la position de chaque contact depuis l'application*, via import CSV, ou API. Ou utilisez un champ personnalisé au niveau du contact si vous utilisez Salesforce ou NetSuite.
* Au niveau du contact, depuis la page du détail du client ou la l'onglet Contacts, cliquez sur l'icône crayon :
Sélectionnez la position à appliquer et sauvegardez !
💡 Si vous laissez les contacts d'un client sans position, les actions seront dirigées vers leur contact principal.
Main contact
Le contact principal varie en fonction de sa source, notamment pour nos intégrations natives (NetSuite, Quickbooks, etc.). Vous pouvez activer l'option Gestion principale des contacts depuis vos Paramètres > Gestion des contacts.
Si vos contacts sont importés par API ou fichiers CSV, cela dépendra des informations fournies lors de l'import. Si ce n'est pas mentionné, le premier à être importé sera par défaut le contact principal.
S'il a été créé dans Upflow, et que le client n'avait pas encore de contacts, le premier à être créé sera par défaut le contact principal.
Ce rôle peut être déplacé d'un contact à l'autre en utilisant l'icône du stylo dans Upflow.
Contacts invalides
Soyez alerté(e)
Programmez une alerte en cas d’email non distribué pour recevoir une notification via votre canal de préférence : dans l’application, par mail et/ou sur Slack (Personnaliser les notifications de mon profil).
Identifiez et corrigez vos contacts
Vous pouvez vérifier un contact invalide à partir de la page de détail du client (section Contacts) ou de l'onglet contacts filtré sur « Statut de l'adresse email = email invalide ».
Confirmez la bonne adresse avec votre client et mettez là à jour depuis votre système source.
Si votre client vous indique qu’elle est bien valide, retrouvez la parmi ses Contacts (elle sera marquée comme invalide), cliquez sur le stylo à côté de la mention et cliquez sur Marquer comme valide, puis sur Valider.
Les relances mails non distribuées ne sont pas automatiquement renvoyées. Créez une action à l’improviste pour la personne qui n’a pas reçu votre dernier message sans attendre le déclenchement de la suivante !
❗En cas de nouvel échec de distribution, le contact sera marqué comme invalide.