❗Cette fonctionnalité est uniquement proposée aux utilisateurs de Netsuite.
Réduisez le coût de vos recouvrements et motivez les retardataires en appliquant des frais sur leurs factures. Définissez un taux de leur net à payer facturé à l'issue de chaque échéance de votre choix.
Configuration
Commencez par configurer la fonctionnalité depuis votre onglet Integrations de vos Paramètres Upflow. Indiquez l’article sur lequel ces frais seront appliqués.
L'élément sélectionné est celui que nous utiliserons pour créer la facture des frais de retard - en accord avec "pénalités"/"frais de retard". L'idée est d'avoir un élément suffisamment générique pour qu'il puisse être appliqué à tous les objets. Vous pouvez en créer un spécifiquement à partir de votre instance Netsuite si nécessaire.
Rendez-vous sur l’onglet Invoicing, et activez le bouton Frais de retard dans la section Incitations.
Vous pouvez à présent définir le taux de vos frais et leur récurrence (semaine ou mois). Le premier correspond au pourcentage du montant échu de vos factures qui sera facturé chaque fois que le délai de la seconde s’écoulera.
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Calcul
Le calcul des frais de retard se base sur ces éléments. Ils sont obtenus comme suit pour chaque facture.
💡 Les dates et récurrences se mesurent en jours calendaires
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(Date - Echéance) correspond à la différence entre la date du jour et celle d’échéance de la facture
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Une récurrence hebdomadaire équivaut à 7 jours
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Une récurrence mensuelle équivaut à 31 jours
Imaginons désormais le paramétrage illustrant cet article (taux à 3%, récurrence mensuelle) appliqué à une facture d’une valeur de 10 000€, échue le 14 août. Si votre client la règle le 3 Novembre, il vous devra 10 600€.
81 jours se sont effectivement écoulés entre la date d’échéance de la facture et son règlement. Cela couvre deux récurrences de 31 jours.
10 000€ x (1 + 3% * (81 / 31))
= 10 000€ x (1 + 3% * 2.61)
→ Les frais sont appliqués à l’issue de chaque récurrence, pas avant.
= $10000 x (1 + 3% * 2)
= $10600
Deux factures supplémentaires existent désormais pour ce client, catégorisées Retard de paiement (colonne Type). Elles ont été générées à l’issue de chaque récurrence (31 jours, puis 62).
Dans l’application
Une fois la fonctionnalité activée pour un client, les frais paramétrés seront appliqués à toutes ses factures répondant à vos critères.
Ils prennent la forme d’une facture complémentaire (une générée à l’issue de chaque récurrence).
Celles-ci apparaissent également du côté de vos clients, dans la section à payer de leur Portail. Ils peuvent les y gérer comme des factures ordinaires.
Mises à jour
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Si vous désactivez la fonctionnalité, les frais de retard cesseront d’être ajoutés mais les factures existantes ne seront pas supprimées.
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Les nouvelles règles ne sont pas rétroactives. Elles s’appliquent à partir de la mise à jour de votre configuration.
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Il n'est pas encore possible d'activer/désactiver cette fonctionnalité au niveau du client. Si vous souhaitez annuler/lever les frais d'un client, nous vous invitons à créer un avoir à appliquer à la ou les factures de retard depuis Netsuite.
Write-back
Les factures de frais de retard (et leur règlement !) sont également créées sur votre solution ; ceci pour éviter les écarts entre les différents outils utilisés en interne. La facture sera créée selon votre modèle par défaut sur Netsuite, ainsi que l'élément sélectionné plus haut.